Foto: Philip Wilson
Fahrerinnen und Fahrer von 43 Tafeln in Deutschland nutzen inzwischen die eco-Plattform bei der Lebensmittelrettung. Mit der App können sie auf Tablets Digitale Lieferscheine ausstellen. Im Büro oder von zuhause aus setzen die Disponentinnen und Disponenten die Software über den Browser u. a. ein, um Touren zu planen, Spendenaufkommen zu analysieren und Waren weiterzugeben. beim Ausbau eines Kühlfahrzeuges unterstützen.
Das Projektteam von „Tafel macht Zukunft“ besuchte die Tafel Torgau und sprach mit den Helferinnen und Helfern vor Ort. Anja Friedrich und Daniel Bail geben uns Eindrücke zur Nutzung der eco-Plattform direkt aus der Praxis. Anja ist seit 2020 hauptsächlich im Büro als Disponentin tätig und für die Einführung und Betreuung der eco-Plattform verantwortlich. Daniel Bail ist als Fahrer mit dem Tablet unterwegs und unterstützte bei der Durchführung der ersten Einsätze der Software im Fahrdienst.
Daniel, wie ist die Bedienung der eco-Plattform – der sogenannten Touren-App – auf den Tablets und wie liefen die ersten Versuche der Nutzung?
Es funktioniert genauso wie das Bedienen eines Handys – praktisch das Gleiche, bloß in Groß. Im Alltag ist es sehr einfach. Die älteren Tafel-Aktiven, die keinen Touch-Screen benutzen, mussten bzw. müssen natürlich eingewiesen werden. Am Anfang brauchten wir gewisse Gewöhnungszeit, aber dann ging es. Innerhalb von ca. 10 Tagen haben es die Fahrer bei uns allein hingekriegt. Es wird eine Person gebraucht, die andere Ehrenamtliche bei der Nutzung der Tablets unterstützt. Das habe ich übernommen, also alle eingeführt und die Einweisungen gegeben.
Welche Vorteile bei der Nutzung der eco-Plattform habt ihr im Fahrdienst gemerkt?
Es ist erleichternd: kein Schreiben mehr nötig, kein Papierkram, kein Warten vor dem Markt, bis alles ausgefüllt ist. Wir stehen meistens unter Zeitdruck. Mit der eco-Plattform ist es leichter: Die Beifahrenden können das Ausfüllen jederzeit übernehmen und müssen zudem nicht auf eine schöne Schrift achten. Am Ende ist es für alle lesbar. Das Ausstellen der Digitalen Lieferscheine ist ganz einfach. Der größte Vorteil ist für mich, dass es einfach schneller geht. Das Ausfüllen dauert nicht mehr so lange wie per Hand und es gibt keinen Papierkram mehr. Es ist auch hilfreich, dass die einzelnen Stopps der Tour auf den Tablets angezeigt werden. Wenn neue Fahrerinnen und Fahrer kommen, ist es eindeutig und selbsterklärend, wohin es geht und was zu tun ist.
Anja, wie hast du die Einführung der eco-Plattform und Nutzung von Tablets im Fahrdienst wahrgenommen? Gab es Herausforderungen?
Natürlich waren nicht alle Fahrerinnen und Fahrer damit einverstanden, dass wir die Tablets einführen. Daniel hat direkt mitgemacht und konnte alle einweisen – das hat geholfen. Bei älteren Ehrenamtlichen gab es hin und wieder Probleme bei der Umsetzung. Viele von ihnen haben keine Handys und nutzen auch privat keine Tablets oder ähnliches. Am Anfang haben sie die Geräte nicht mitgenommen. So habe ich die Digitalen Lieferscheine nachträglich ausgefüllt. Mittlerweile funktioniert es aber. Wir haben drei Fahrer und sind seit Juli 2021 mit den Tablets unterwegs.
Eine weitere Herausforderung war gerade am Anfang, die Tourenplanung zu erstellen. Wir fragten uns: „Wie fahren die Leute jetzt eigentlich am besten?“ Mit der eco-Plattform haben wir angefangen, die kürzesten Routen zu erstellen. Wir mussten alle Adressen der Märkte und die Reihenfolge der Stopps zusammenstellen. Das war viel Arbeit – keine Frage. Vorher haben wir uns mit solcher Optimierung nicht auseinandergesetzt. Alle Fahrerinnen und Fahrer sind gefahren, wie sie es kannten, wie sie es wollten. Die Planung auf dem Papier wurde nicht immer genutzt – sondern eher intuitiv „abgearbeitet“. Da es auf der eco-Plattform diese Funktion gibt, mussten wir erstmal überlegen, wie wir es effizient machen. Dieses Hin- und Herschieben der Stopps, um die beste Route zu kriegen, dauert natürlich. Jetzt ist es aber als Standardtour eingespeichert, also musste das Ganze nur einmal erstellt werden. Falls sich etwas ändert, geht eine Anpassung ganz schnell.
Wie hat sich euer Alltag verändert?
Während die Fahrerinnen und Fahrer in den Märkten sind, können wir in der Ausgabestelle direkt sehen, was reinkommt. Wir wissen, wie viele Kisten von welcher Ware abgeholt wurden und das ohne Zusatzaufwand oder -kommunikation. Das passiert mit dem Ausstellen der Digitalen Lieferscheine automatisch. Es ist nicht so, dass die abgeholte Ware nur für Dienstag und Donnerstag für die Ausgabe zur Verfügung steht. Das muss bei uns auch praktisch von Montag bis Freitag für die Belieferung der Nachbarorte reichen. Wir können also frühzeitig bereits im Büro die Verteilung der Ware planen. Wenn wir sehen, es ist nicht genug da, können wir auch direkt handeln (z. B. Lager kontaktieren). Es ist einfacher, solche Prozesse zu verwalten. Vorher standen uns diese Informationen nicht zur Verfügung. Dank der Tourenplanung hat sich die Abholung allgemein verbessert. Der Vorteil hierbei ist außerdem, dass Fahrerinnen und Fahrer (auch im Bundesfreiwilligendienst), die neu anfangen, sofort wissen „wo es langgeht“. Wir müssen nicht mehr so viel erklären, also sparen wir Zeit. Vor der eco-Plattform passierte es auch, dass manche Märkte vergessen wurden oder die Zeit einfach nicht mehr reichte, um sie anzufahren. Mit der Tourenplanung konnte es optimiert werden. Als wir mit der Einführung der eco-Plattform gestartet haben, wollten wir aber hauptsächlich, dass das Papierchaos aufhört… Ich würde die Software allein aus diesem Grund weiterempfehlen: um den Papierkram zu reduzieren. Wir haben immer noch ein ganzes Archiv voller Lieferscheine und wissen nicht, wohin damit. Man hat sich das alles auch gar nicht angucken können – die Zeit reichte einfach nie aus.
Wie wurden die Digitalen Lieferscheine in euren Märkten angenommen?
Die (Handelsketten) waren eigentlich schneller als wir. Sie waren mit dem Digitalisierungsthema schon viel weiter und haben sich gefreut, als wir endlich gesagt haben: „Wir kommen jetzt mit einem Tablet“. Diesen Papierkram, also ein Zettel für uns, ein Zettel für sie, wollte keiner mehr. Die Anbindung* ging schnell und es war für beide Seiten eine große Erleichterung.
*Das Projektteam „Tafel macht Zukunft – gemeinsam digital“ arbeitet mit folgenden Handelsketten zentral zusammen: ALDI Nord, ALDI SÜD, Bartels-Langness, EDEKA, flaschenpost, Kaufland, Lidl, Nahkauf, Netto, Penny und REWE und organisiert eine reibungslose Anbindung der lokalen Märkte. Erfahren Sie hier mehr.
