Fotos: Philip Wilson
2019 wurde das Innovationsprojekt „Tafel macht Zukunft – gemeinsam digital“ ins Leben gerufen mit dem Ziel, mit digitalen Lösungen das Lebensmittelretten zu erleichtern und noch nachhaltiger zu gestalten. Nach einer Pilotphase wurde im Jahr 2023 das Projekt eigenfinanziert fortgeführt und ausgeweitet. Inzwischen nutzen 148 Tafeln die sogenannte eco-Plattform – mehr als dreimal so viele wie Ende 2022.
Zentraler Bestandteil des Projektes ist die webbasierte Software „eco-Plattform“, die in enger Zusammenarbeit mit engagierten Pionier-Tafeln entwickelt wurde. Mit der eco-Plattform können unter anderem Digitale Lieferscheine ausgestellt und Touren effizienter geplant werden.
Bundesweit wird die Plattform zur Organisation der Spendenprozesse genutzt. Daniel Bail, Fahrer der Tafel Torgau, berichtet: „Das Ausstellen der Digitalen Lieferscheine ist ganz einfach. Der größte Vorteil ist für mich, dass es einfach schneller geht. Das Ausfüllen dauert nicht mehr so lange wie per Hand und es gibt keinen Papierkram mehr. Es ist auch hilfreich, dass die einzelnen Stopps der Tour auf den Tablets angezeigt werden. Wenn neue Fahrer:innen kommen, ist es eindeutig und selbsterklärend, wohin es geht und was zu tun ist.“
Ende der Pilotierung und Nutzungsausweitung
Das Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft förderte von 2019 bis 2022 die coronabedingt verlängerte Pilotierungsphase des Projektes. Seitdem wird die Ausweitung der eco-Plattform auf weitere Tafeln und lebensmittelspendende Unternehmen in Deutschland eigenfinanziert fortgeführt, dazu gehört auch die technische Weiterentwicklung von neuen Funktionen. Im Jahr 2023 schulte das eco-Plattform-Team der Tafel Deutschland in zwei Einführungskursen neue Nutzerinnen und Nutzer. Insgesamt nahmen 239 Personen von 126 Tafeln teil. Die Zusammenarbeit mit dem Handel konnte ebenso ausgebaut werden. Die Anzahl der Filialen, an die Digitale Lieferscheine übermittelt werden, hat sich 2023 von 2.235 auf 4.730 erhöht. Mit drei neuen Handelspartnern wurden Gespräche aufgenommen, mit den bestehenden neun Handelspartnern erfolgten weitere Abstimmungen für mehr Automatisierung und eine engere Anbindung.
„Wir können uns die Berichte angucken und sehen, in welchem Zeitraum von wem und wie viel wir bekommen haben. So können wir effizienter planen und feststellen, welche Märkte uns eigentlich Ware liefern. Das ermöglicht es uns, die Touren zu optimieren“, erklärt Margrit Grebe von der Tafel Norderstedt den Mehrwert der eco-Plattform.
Der digitale Marktplatz auf der eco-Plattform, der im April 2023 zum ersten Mal eingeführt wurde, ermöglicht eine einfache Weitergabe von Spenden zwischen den Tafeln, insbesondere bei größeren Warenmengen. Im Marktplatz können unter anderem Angebote von anderen Tafeln auf einen Blick eingesehen und direkt bestellt werden – inklusive Abstimmungen zu Menge, Abholdatum und Abholzeitfenster. Lebensmittelspenden können so transparenter und effizienter verteilt werden. 2023 wurde der Marktplatz zunächst von knapp 30 Tafeln genutzt.
Mit der Nutzung der eco-Plattform eröffnen sich neue Möglichkeiten, um:
- Vorbereitung der Ausgabe durch die Tafeln effizienter und leichter umzusetzen
- Ressourcen bedarfsgerecht über den Marktplatz zu verteilen und dadurch die geretteten Lebensmittelmengen zu erhöhen
- ehrenamtliches Engagement zu erleichtern und auch in Zukunft attraktiv zu gestalten
- die Vernetzung zwischen Tafeln und spendenden Unternehmen zu verbessern und auszubauen
- Daten zu Lebensmittelspenden, Spenderinnen und Spendern und Touren auszuwerten und Prozesse zu optimieren
Hemmungen bei der Digitalisierung abbauen
Das Projekt zeigt, wie digitale Neuerungen zur Vereinfachung von Arbeitsabläufen in einer zum großen Teil ehrenamtlichen Organisation eingesetzt werden können. Dabei sind die Funktionen der eco-Plattform explizit auf die Bedürfnisse der Tafel-Aktiven zugeschnitten und leicht zu bedienen. Erfahrungen zeigen, dass durch den Einsatz der eco-Plattform Hemmungen bei der Nutzung von Soft- und Hardware abgebaut werden. Die Helferinnen und Helfer gewinnen mehr Sicherheit im Umgang beispielsweise mit Tablets. Nichtsdestotrotz zeigt sich besonders beim eco-Plattform-Marktplatz, dass der Umstieg von beispielsweise Telefonabsprachen auf eine Software zahlreiche Hindernisse mit sich bringt. Digitalisierung erfolgt auch hier schrittweise. 2024 liegt daher neben Plattform-Weiterentwicklungen zur Senkung der Hürden weiterhin das besondere Augenmerk auf der passgenauen Begleitung neuer Tafeln in die Nutzung.
Das Ausstellen der Digitalen Lieferscheine ist ganz einfach. Der größte Vorteil ist für mich, dass es schneller geht.
Tafel-Fahrer Daniel
Dieser Beitrag erschien im Tafel-Magazin 2023.
